第一章 总则

第一条学生档案管理工作是学校的重要基础工作之一，为了加强学生档案的管理，使学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，充分发挥学生档案在学生教育与管理工作中的作用，根据《普通高等学校档案管理办法》的有关规定，结合我校实际，特制订本办法。

第二条广州城建职业学院学生档案管理工作实行校、学院（系）两级管理体制，招生就业处是学校学生档案管理的职能部门，在分管校领导的指导下，招生就业处制订办法并统一组织实施管理。

第二章 职责分工

第三条学生处主要职责

1．落实专人负责学生档案管理工作。

2．负责全校学生档案管理人员的业务培训。

3．负责保管本校学生档案。

4．指导各学院（系）完成新生档案的建档工作。

5．统一部署、指导各学院（系）完成毕业生档案的整理、排序、密封和转递等工作。协调处理学生离校后与档案相关的事宜。

6．指导各学院（系）完成学生档案材料的日常归档工作，协调处理日常管理中出现的各类问题。

7．制作提供全校学生档案管理所需的档案袋、登记表、登记簿、转递单等材料。

8．配合相关部门做好学生档案的查阅工作。

9．负责因各种原因终止学籍、转学学生的档案转递和学生政审的档案转递等工作。

第四条各学院（系）主要职责

1．落实专人负责学生档案管理工作。

2．负责接收、整理、分类、统计本学院（系）学生档案，建好学生档案台账。

3．完成新生档案的建档工作。

4．根据招生就业处统一部署完成毕业生档案的整理、排序、密封和转递等工作。

5．完成学生档案材料的日常归档工作。

第三章 归档材料

第五条学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益，对所收集的材料，一定要做到材料齐全，内容真实，签署完备。

第六条新生档案应由学校在学生正式报到注册后建立。新生归档材料的主要内容包括新生原中学或招生办提供的招生录取材料（包括高中学籍材料，如高中毕业生登记表、学年鉴定表、高考报名登记表、高考政治审查表、高考体检表等）。

第七条学生在校期间归档材料的范围

1．学生的奖励材料：学生在校学习期间获得的各种表彰奖励材料。

2．学生的处分材料：学生处、教务处、保卫处提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料。

3．学生的组织材料：学生在校期间参加中国共产党、共青团的材料（入党材料包括入党志愿书、入党申请书、思想汇报和转正申请书）。

4．学生在校期间的成绩表及相关材料。

5．学生助学贷款材料：学生处提供的国家助学贷款完贷情况证明材料。

6．学生的体检材料：学生每年体检表。

7．大专院校毕业生登记表。

8．毕业生就业报到证第二联。

9．其它经学校审定认为有必要归档的材料。

第八条学生档案材料的归档要求

1．凡按规定应由个人填写的归档材料，本人必须如实填写。

2．凡按规定应由个人填写的归档材料，在署名时必须署本人户口法定姓名且要与入学录取名册中的姓名相符，不得使用同音字或不规范用字代替，未经批准不得擅自更改。

3．归档材料的内容在填写过程中必须认真书写，不得使用不规范用字、错别字或同音字，字迹要清楚、工整，一律使用黑色钢笔或签字笔填写。

4．归档材料必须齐全、完整，归档材料必须有负责人签字及单位公章，并按规定办理移交手续。

第四章 归档要求

第九条新生入学后，由各学院（系）统一收集和汇总本学院（系）新生档案，在指定的时间内整理完毕，并移交招生就业处统一保管。

第十条档案材料必须是办理完毕的正式文件材料。

第十一条档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明承办单位及时间。

第十二条手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须有本人签字。

第十三条各类材料必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写。

第十四条奖惩材料要求及时放入档案。受处分材料放入学生档案后，原则上不予撤销。

第五章 档案转递

第十五条学生毕业离校后，学校应及时将已派遣的毕业生档案按派遣计划和转档要求，通过邮政局机要科寄至相关管理部门。办理了暂缓就业或者广州生源的毕业生，学籍档案将直接转递至广东省就业指导中心。

第十六条因各种原因终止学籍的学生档案（以文件为准），学籍档案将留存在学校招生就业处。

第十七条转学学生的档案由招生就业处负责办理档案接受转移手续。

第六章 档案管理

第十八条学生档案管理人员必须是中共党员。

第十九条学生档案管理必须健全《查阅学生档案登记簿》、《学生档案进出登记簿》、《学生档案材料接受、移交登记簿》，及时、规范进行登记。

第二十条学生档案及归档材料移交必须当面点清、核查，责任由当事人负责。

第二十一条凡查阅学生档案一般在档案室内进行，阅档时不得涂改内容、损坏档案材料，不得查阅与其无关的他人档案并要注意保密，否则追究其法律责任。

第二十二条学生档案管理中严禁弄虚作假，严禁学生或其他个人私自携带、领取学生档案，一经发现违规违纪现象，将追究当事人责任。

第二十三条学生档案袋须使用学校统一印制的档案专用袋。

第二十四条学生档案的存放应以班级为单位、以学号为顺序，存放地点要安全可靠。

第七章 附则

第二十五条本办法适用于广州城建职业学院全日制学生。

第二十六条本办法由招生就业处负责解释。